Nous sommes jeudi, il est 20:00, vous avez un dossier d’une extrême importance à rendre à un client demain à 8:00 pétante et vous n’en êtes même pas à la moitié. Vous le savez, nous le savons, vous allez passer la nuit à travailler et finir par rendre un dossier bâclé, rempli de fautes d’orthographe et dont le contenu laisse à désirer.
Tout cela ne serait pas arrivé si vous vous étiez fixés dès le départ une deadline précise et créé une stratégie minutieuse pour la respecter. Découvrez donc dans cet article nos meilleurs conseils pour ne plus jamais courir après le temps (ou presque…).
Pourquoi instaurer et respecter des deadlines ?
Certains vous diront que les deadlines sont faites pour ne pas être respectées, un point sur lequel nous ne sommes pas vraiment d’accord. Ne pas respecter des deadlines pourrait fortement porter préjudice à votre entreprise au fil du temps, tant avec vos clients qu’au sein de votre équipe. Vous n’êtes pas convaincu·e par nos propos ? Laissez-nous vous en assurer.
Garder une posture professionnelle
Que vous le pensiez ou non, en respectant des deadlines, vous donnez automatiquement une meilleure image de vous-même et de votre entreprise. Que cela soit en interne vis-à-vis de votre direction ou auprès d’un client, une personne qui respecte des deadlines est une personne de confiance et dont le professionnalisme n’est plus à prouver.
Si, au contraire, vos deadlines ne sont jamais respectées, vous risquez très vite de vous mettre à dos certains clients, mais aussi qu’ils vous créent une mauvaise réputation. Pensez donc toujours que fixer des deadlines et les respecter vous permet de garder une posture professionnelle en toute situation.
Avancer sereinement
Le respect des deadlines contribue énormément à votre santé mentale, croyez-nous. Pour votre bien-être, mais également celui de vos salariés ou encore collègues, il est primordial que chacun puisse avancer sur un projet avec le moins de stress possible.
Fixer des deadlines et faire en sorte que l’ensemble des collaborateurs du projet les respectent permet à chacun d’avancer sereinement et de ne pas créer des tensions inutilement.
Répartir son temps de travail intelligemment
L’avantage de se fixer des deadlines est que vous puissiez organiser l’ensemble de votre travail en conséquence par la suite. En effet, vous allez pouvoir vous organiser dans les tâches prioritaires ou non.
Rien ne sert de commencer dès aujourd’hui un projet à rendre dans 6 mois, si vous en avez un extrêmement important pour la semaine prochaine. Fixer des deadlines vous permettra de répartir votre temps de travail sur les choses urgentes.
Atteindre ses objectifs
Quel plaisir de s’endormir avec nos objectifs pleinement accomplis n’est-ce-pas ? En respectant vos deadlines, vous pourrez facilement atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés puisque ces derniers seront réalistes et en accord avec votre emploi du temps et ce que vous êtes capable de produire.
Vous n’aurez pas ce sentiment d’insatisfaction à la fin du mois en vous disant que la moitié des projets sur lesquels vous deviez travailler ne sont pas terminés et vous pourrez même avoir des objectifs encore plus audacieux par la suite.
Nos 6 conseils pour vous aider à finir vos projets dans les temps !
Nous vous avons enfin convaincu·e de respecter vos deadlines ? Nous en sommes ravis, mais n’ayez crainte, nous n’allons pas vous laisser seul·e pour le faire. Laissez-nous vous donner nos 6 conseils pour réussir à rendre vos projets dans les temps.
Soyez réaliste !
Notre premier conseil et pas des moindres : fixez des deadlines réalistes. Nous voyons encore trop d’entreprises fixer des deadlines à leurs équipes impossibles à respecter uniquement dans le but de satisfaire le client final ou de gagner en productivité. Sachez qu’agir ainsi risque, au contraire, de vous rendre contre-productif et d’avoir un client finalement mécontent, car les deadlines n’auront pas été respectées.
Soyez honnête envers votre client, vos équipes ou même envers vous-même sur ce qu’il est possible de faire et en combien temps. Si votre client exige des deadlines très complexes, il est de votre devoir de professionnel de lui expliquer que sur le terrain les choses sont bien différentes et que ses deadlines ne sont pas réalisables.
Mesurez votre productivité
Nous vous l’accordons, vous fixer des deadlines au début de votre activité peut être assez délicat. C’est pourquoi il est important de mesurer votre productivité. De nombreux outils sont à votre disposition pour vous permettre de mesurer le temps que vous passez sur une tâche ou même un projet dans sa globalité.
À force de faire des projets, vous pourrez facilement estimer le temps que vous passez sur une tâche et donner des deadlines de plus en plus précises.
Organisez-vous minutieusement pour respecter vos deadlines
L’organisation est le maître-mot pour des deadlines respectées. Il est important, à chaque début de projet, que vous organisiez chacune de ses étapes, sous-étapes et que vous créiez des deadlines à chacune d’entre elles. Cela vous permettra d’y voir un peu plus clair sur la portée du projet, mais également, de vous organiser et d’organiser vos équipes en conséquence.
Il est très important d’informer l’ensemble de vos collaborateurs sur les différentes étapes de votre projet même si cela ne les concerne pas. Avoir une vue d’ensemble leur permettra d’observer de quelle façon leur tâche impacte celle des autres et inversement. Cela peut être un réel vecteur de motivation pour vos équipes et surtout de compréhension.
Communiquez avec votre client et vos équipes
Nous ne vous le dirons jamais assez : COMMUNIQUEZ ! Que cela soit entre vous ou avec vos clients, la communication est l’essence même de deadlines respectées. Il est important de garder un contact avec votre équipe pour connaître leur avancée sur le projet et les éventuels retards qu’elle peut d’ors et déjà avoir. Si vous ne communiquez pas, vous risquez de finir par être totalement désorganisé·e.
Il est également primordial que vous communiquiez avec votre client. Tenez-le au courant de l’avancée du projet, de ce que vous avez déjà pu faire ou non et n’hésitez pas à organiser régulièrement des points avec lui. Cela lui permettra de se sentir en confiance, ce qui pourra vous éviter par la suite son mécontentement.
Trouvez des solutions
Cela peut paraître facile à dire, mais beaucoup moins à faire, n’est-ce-pas ? Pourtant, trouver des solutions est primordial dans le monde de l’entreprise et encore plus quand il s’agit de respecter des deadlines. Si vous restez patiemment à attendre que votre problème se résolve seul, vous risquez très vite de vous mettre en retard sur votre projet.
Prenez donc de la hauteur sur votre projet et réfléchissez à la manière de parer les difficultés. Le client ne vous a pas envoyé les photos dont vous avez besoin et cela vous bloque dans votre avancée ? Demandez-vous si vous ne pouvez pas les trouver vous-même ou si tout simplement vous ne pouvez pas avancer sur une autre partie du projet en attendant.
Cherchez sans cesse les solutions qui peuvent vous aider à votre avancée et à respecter vos deadlines. Plus vous arriverez à trouver rapidement des solutions, mieux vous arriverez à avancer !
Prévoyez les erreurs
Même si vous arrivez à trouver des solutions à une grande partie des problèmes, il se peut que certaines erreurs puissent quand même vous faire prendre du retard et cela est totalement normal, aucun projet ne peut se dérouler sans accroc. Par conséquent, laissez-vous une marge d’erreur plus ou moins conséquente lors de la définition de votre deadline. Cela vous permettra d’être moins stressé·e si d’éventuelles erreurs viennent à arriver et de ne pas vous décrédibiliser par la suite auprès de votre client.
Les outils pour vous aider dans le respect de vos deadlines
Afin de vous aider à vous organiser comme il se doit pour rendre vos projets dans les temps, laissez-nous vous proposer 3 logiciels de gestion de projet utilisés par les plus grandes entreprises pour respecter leurs deadlines.
ClickUp
ClickUp est l’un des logiciels les plus complets en matière de gestion de projet et l’ensemble de votre équipe a la possibilité de travailler dessus grâce à sa simplicité de prise en main. Plus qu’un simple logiciel de gestion de tâche, ClickUp vous propose un accompagnement complet avec des rappels ou encore une possibilité de planification. Son interface vous permet une navigation fluide et agréable.
Prix : À partir de 5 dollars par mois.
BeesBusy
BeesBusy est le concurrent français de ClickUp. Tout comme le logiciel américain, BeesBusy vous propose une interface intuitive sur laquelle vous pouvez organiser facilement le planning de vos équipes, leur envoyer des notifications, ou encore créer des diagrammes de Gantt. Un excellent outil pour travailler efficacement en équipe.
Prix : À partir de 9,99 € par mois.
Asana
En comptant Danone, KLM ou encore Air France parmi ses clients les plus fidèles, le logiciel Asana n’a rien à envier à ses concurrents. Grâce à son système de messagerie vidéo et son interface particulièrement claire et soignée, Asana représente l’un des meilleurs logiciels du marché et bénéficie d’un rapport qualité/prix intéressant.
Prix : À partir de 10,99 € par mois.
Un jeu qui en vaut la chandelle
Vous l’aurez compris, respecter des deadlines n’est pas une mince affaire. Mais croyez-nous, avec une organisation minutieuse et des objectifs réalistes vous réussirez enfin à rendre l’ensemble de vos projets dans les temps et même à revoir vos objectifs à la hausse.