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Webinar : Nos astuces pour le réussir

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En 2018, 72% des marketeurs considéraient que les webinars étaient le meilleur moyen pour générer des leads qualifiés. Cela montre bien la force que peut avoir ce moyen de communiquer par des entreprises. Avec la situation sanitaire mondiale, le taux de webinar a augmenté de manière exponentielle. Cela peut se comprendre au vu de ses avantages. 

Nous allons vous expliquer comment cela est possible et toutes nos astuces qui vont avec.

Un webinar, qu’est-ce que c’est ?

Un webinar, est une réunion collective virtuelle en direct, sur Internet. Webinaire en français, ce mot provient d’une contraction entre “web” et “séminaire”, ce qui définit exactement ce concept. Un webinaire permet un travail collectif entre différents interlocuteurs malgré la distance. Il peut se réaliser en interne (pour des réunions d’équipe par exemple) ou bien en externe, afin de promouvoir son entreprise, fidéliser sa clientèle, faire du lead nurturing, … Beaucoup de raisons sont valides pour réaliser un webinar.

Les avantages du webinar sont multiples ; les créateurs du webinar peuvent enregistrer toutes les actions émises par les participants afin d’en émettre des résultats. De plus, un des atouts majeurs du webinar est la notion de distance ; en effet, grâce à cela, les participants qui sont à des milliers de kilomètres, ou qui ne peuvent tout simplement pas être présent sur le même lieu le jour du séminaire, peuvent y participer en direct.

Depuis le début de la crise sanitaire et du premier confinement en 2020, les webinars ont explosé. Avec le monde entier enfermé chez soi, les entreprises ont dû trouver un nouveau moyen de communiquer. Et c’est à cette période que les webinars se sont démocratisés, et sont même devenus une normalité dans le monde des entreprises.

Alors, si pour plusieurs raisons le concept de webinar vous intéresse, voici quelques astuces primordiales pour réussir le vôtre.

Les astuces pour réussir son webinar

Connaître son public 

Le public, est celui que vous souhaitez attirer le plus possible vers votre webinar. Mais c’est aussi grâce à lui que vous allez le créer

Tout d’abord, dans la structuration de votre webinar, vous devez forcément l’adapter à un certain type de public : des entrepreneurs, des dirigeants de grandes entreprises, etc. Cela va premièrement vous aider à choisir un thème et un sujet de webinar, et donc un séminaire complet. 

De plus, vous pouvez également connaître votre cible en insérant un formulaire d’informations dans votre mail d’invitation. Vous pouvez ainsi avoir des informations plus détaillées sur votre cible comme l’âge, le statut, la taille de l’entreprise, les problématiques, … Tout ce qui peut vous intéresser dans votre analyse du public. Ainsi vous pourrez personnaliser votre webinar et le rendre plus dynamique pour les participants.

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Trouver L’IDÉE

Avoir LA bonne idée est une des étapes les plus importantes de la construction d’un webinar. Si c’est une réunion interne pour aborder des sujets précis inévitables dans l’équipe, cette étape n’est pas la plus importante pour vous, puisqu’elle ne peut être changée. En revanche, si c’est un webinar externe et utilisé comme un objet de communication externe, le choix du thème devient important.

Vous ne pouvez pas choisir un thème qui a déjà été réalisé des dizaines de fois, votre cible ne sera que très peu intéressée pour y assister. À moins que vous ayez une idée révolutionnaire pour parler de ce thème, il ne vaut mieux pas s’aventurer dans ce qui a déjà été vu et revu. Vous devez trouver un thème attractif, attrayant et dynamique, qui doit attirer l’attention de votre public.

Pour cela, vous devez vous mettre à la place de votre cible et comprendre ses attentes. Si vous avez bien défini votre cible et votre public, vous pouvez alors déceler leurs attentes, besoins, interrogations, … et ainsi devenir leur réponse. Si vous savez que votre entreprise peut répondre parfaitement à leurs questions, vous avez trouvé votre thème du webinar. Vous pouvez également poser des questions, mener une enquête, demander des retours de vos équipes, … Cela vous permettra d’en savoir plus sur cette problématique. Reste alors à trouver un sujet un peu plus précis ; si votre sujet est trop large, vous allez perdre votre public et vous ne l’aurez pas impacté comme prévu.

Choisir son équipe

Plusieurs intervenants peuvent participer durant ce webinar. La personne le présentant doit absolument être à l’aise à l’oral (même à travers une caméra) et doit être dynamique. Elle représente votre entreprise durant la durée de ce webinar, et doit réussir à capter l’attention des participants de manière positive.

De plus, elle doit absolument maîtriser son sujet pour deux raisons : si l’explication du sujet est bâclée, cela montrera que vous n’êtes pas compétent dans votre domaine ; et si les participants lui posent des questions auxquelles elle ne sait pas répondre, cela aura le même impact. Si le présentateur effectue un travail de qualité moyenne, cela renverra une image négative de votre entreprise à votre public; cela ruinera tout le travail que vous avez effectué pour réaliser ce webinar.

Avec un travail bien organisé, plusieurs présentateurs peuvent intervenir durant ce webinar. À eux de se répartir les différentes parties pour que cette réunion soit la plus organisée et optimisée possible. Avoir plusieurs intervenants peut rendre le webinar bien plus dynamique et intéressant pour les invités, dont l’attention sera attirée par cette “animation”. 

Vous pouvez également prendre un présentateur principal qui animera le webinar, et des intervenants, plus “experts” dans le domaine dans lequel ils interviendront. 

Attention, lorsque vous choisissez vos intervenants, à ne pas en prendre trop ; cela risque de faire fouillis et très peu organisé, ce qui renvoie cette image sur votre entreprise.

Également, pensez à prendre quelqu’un qui va s’occuper de la partie technique, à savoir le réglage du son, de la lumière, du chat, des différents problèmes techniques qui s’imposeront durant le live… Cela permettra au public de mieux apprécier la réunion, et également à l’intervenant de ne pas couper sa présentation pour faire les différents réglages.

Choisir le meilleur format

Pour réaliser votre webinar, vous devez trouver la meilleure plateforme de présentation en live. Zoom, Skype, Teams, Google Meets, nombreuses sont les applications qui se sont trouvées popularisées durant ces dernières années, et qui offrent la possibilité de créer des réunions virtuelles. Souvent gratuites, elles possèdent les fonctionnalités principales d’un webinaire, à savoir, la possibilité de réunir plusieurs participants en visioconférence, avoir un chat interactif et pouvoir afficher une présentation préparée au préalable. Énormément de plateformes se sont créées et offrent davantage de possibilités aux entreprises de choisir celle qui leur correspond le plus. Cependant, avec ces plateformes gratuites, les fonctionnalités se limitent à un certain point (nombre de participants limité, l’impossibilité d’enregistrer le live, une limitation de durée, …). Vous pouvez vous renseigner sur les meilleures plateformes et choisir celle qui correspond le mieux à vos attentes. 

Vous devez également réfléchir au format de présentation de votre webinar. Le format le plus classique de présentation est le diaporama, rempli de slides d’information. C’est un très bon moyen de présentation, mais vous devez réussir à le rendre dynamique. En effet, le diaporama ne doit pas être un support sur lequel vous devez vous appuyer entièrement, mais un moyen de vous accompagner dans la présentation de vos idées. Il représente plus un moyen d’accompagner les participants pour ne pas leur faire perdre le fil de la présentation. 

Un diaporama n’est pas obligatoire, et il existe bien d’autres moyens d’animer un webinar. Vous pouvez opter pour le fait de ne pas avoir de support de présentation et ne vous baser uniquement que sur les interactions présentateur/public. Cependant, il faut tomber sur un public apte à participer activement à la réunion ; or, cela n’arrive que très rarement. 

La meilleure option est pour vous d’alterner entre plusieurs formats, pour rendre le moment dynamique et attractif pour le public. Vous pouvez alterner entre vidéos, slides d’informations, moment de question/réponses avec les participants, … Mettez-vous à la place d’un participant et demandez-vous ce qui peut attirer votre attention sur la durée durant une réunion. 

Promouvoir son webinar

Lors de l’organisation de votre webinar, vous devez également prendre en compte la partie “communication” ; un webinar doit se promouvoir pour avoir un public. Ici, vous avez plusieurs possibilités à mettre en place. 

Les campagnes d’emailing sont parfaites pour toucher vos clients et prospects, et ainsi avoir un impact sur les leads qualifiés. Vous pouvez également l’annoncer sur vos réseaux sociaux, avec des Call To Action tels qu’un lien web redirigeant vers la page d’inscription. Cela permettra d’augmenter la visibilité de cet évènement, de lui apporter de la notoriété afin que le plus de personnes possible veulent s’y inscrire. Vous pouvez multiplier les moyens de communication, notamment par des publications sponsorisées qui atteindront davantage votre cible. 

Pour les personnes s’étant inscrites à votre webinar, des mails de rappels automatiques sont un très bon moyen de le promouvoir et d’avoir plus d’audience à celui-ci. Eh oui, même si les inscriptions sont nombreuses, il reste tout de même un petit pourcentage de personnes qui ne se présentent pas, souvent pour cause d’oubli. 

L’objectif dans cette communication est d’impacter votre public avec la date, l’heure et le sujet de votre webinar.

Vous pouvez voir ici un exemple des Pompiers de France sur Twitter ; ils repostent l’invitation vers leur webinar sur Twitter, en indiquant toutes les informations nécessaires : https://twitter.com/PompiersFR/status/1478630497307742209

Préparer un replay et des feedbacks

Enfin, vous avez terminé votre webinar ! 

Un bon moyen de continuer à parler de votre webinar, tout en engageant votre public est la mise à disposition d’un replay. C’est une façon de répondre aux dernières questions de votre public, ou de donner un accès à ceux qui ont dû faire face à des problèmes sur ce webinar. Vous pouvez l’envoyer dans un mail de remerciements à toutes les personnes s’étant inscrites à votre webinar, même celles qui n’ont pas pu être présentes. 

Comment créer un replay de votre webinar ? La fonctionnalité peut être présente sur votre logiciel de live (par enregistrer votre écran), ou alors vous pouvez télécharger un logiciel complémentaire qui fera le même travail. 

De même que dans ce mail de remerciement, n’hésitez pas à envoyer un formulaire de feedbacks, afin d’en apprendre plus sur vos réussites et vos erreurs. Vous pourrez également mieux comprendre leurs attentes pour le prochain. 

Vous pouvez aussi mesurer la réussite de votre webinar avec certains KPI : le taux de participants, le taux de personnes qui quittent le live en cours, le taux de participation, en live, sur le chat, … Un bon nombre de critères qui peuvent décrire et vous permettre de comprendre le succès de ce webinar.

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Vous avez maintenant les clés pour réussir votre webinar. N’oubliez pas que la réussite provient non seulement de la préparation, mais aussi de l’authenticité. Vous devez convaincre votre public en étant dynamique, attrayant, sincère et honnête avec ce que vous promulguez. C’est ainsi que votre public sera satisfait de ce webinar. Il pourra donc être présent au prochain et possiblement en faire une bonne publicité. C’est ainsi que votre popularité sera ainsi améliorée.

Chez Source, nos experts de la communication et du marketing peuvent vous aider dans la création de votre webinar. Que cela soit pour étudier vos cibles ou pour communiquer sur ce-dernier, Source vous accompagne. Contactez-nous pour que nous puissions évaluez les solutions dont vous avez besoin.

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